Методические указания. Описание системы

Вам предлагается выполнить моделирование информационной системы для  организации, которая занимается некоторой деятельностью (образовательной, медицинской, производственной и т.д.). 
В таких информационных системах можно выделить 3 основных  уровня (см. рис.1):

• Оперативный (или операционный) уровень. С этим уровнем работают рядовые сотрудники, непосредственные исполнители операций, составляющих деятельность организации. Например, для торговой организации  на этом уровне фиксируются факты продажи товара, оформления кредита, заказы на доставку товара,   регистрируются сведения о покупателях, которым выданы дисконтные карты и т.п.
• Уровень тактического управления. С этим уровнем работают менеджеры и руководители среднего звена, принимающие тактические решения на основе анализа некоторого среза оперативных данных за некоторый непродолжительный период (день, неделя, месяц). Например, для торговой организации  на этом уровне анализируется количество товаров, проданных за день (неделю) и составляются заказы на их поставку, принимаются решения о премировании лучших продавцов и т.п.
• Уровень стратегического управления. С этим уровнем работают руководители организации и менеджеры высшего звена, принимающие стратегические решения на основе анализа большого количества данных за продолжительные периоды. Для торговой организации на этом уровне принимаются решения о создании или ликвидации  торговых отделов, о расширении перечня предоставляемых скидок, услуг и т.д.

Очевидно, что эффективное функционирование верхних уровней возможно только при правильно организованной работе оперативного уровня. С другой стороны, основная цель накопления оперативной информации  -  дальнейший ее анализ для принятия тактических и стратегических решений. Таким образом, основную часть усилий при моделировании ИС Вы должны уделить оперативному уровню, но при этом его нужно спроектировать  так, чтобы полностью обеспечивались потребности верхних уровней.
 
Первый и наиболее важный этап проектирования ИС -  всестороннее обследование организации, для которой выполняется разработка ИС.  Создать эффективную ИС можно только четко представляя себе,  кто из сотрудников организации какие операции выполняет, какую информацию  об этих операциях при этом накапливает, кто, как  и для каких целей ее в дальнейшем  просматривает,  использует, анализирует.   
 Сбор данных проводится как правило  посредством бесед с сотрудниками разных уровней, наблюдения за сотрудниками в процессе выполнения операций. При выполнении проекта у Вас нет возможности провести обследование реальной организации. Поэтому рекомендуется действовать следующим образом:

1. Внимательно прочитайте описание предметной области и  виды запросов к информационной системе. Попытайтесь  взглянуть на работу выбранной Вами организации изнутри, представьте себя ее сотрудниками. Еще лучше, если одни члены бригады будут «сотрудниками», а другие «разработчиками ИС». Попытайтесь составить перечень всех возможных ситуаций, возникающих в процессе деятельность организации и  опишите сценарии действий в каждой из них.

2. Выделите ключевую сущность (объект, понятие) системы,  без которой деятельность организации теряет смысл.  Составьте список операций выполняемых организацией с ключевой сущностью. Например, для торговой организации такой ключевой сущностью будет товар, все  рабочие процессы в  торговой организации так или иначе связаны с товаром:  продажа товара, хранение товара на складе, закупка товара у производителя, распределение товара по торговым точкам и т.д.

3. Определите, какие еще сведения (объекты, сущности) должны присутствовать в ИС. Ограничьтесь только теми данными, которые  присутствуют в описании предметной области или требуются в запросах. Составьте список  наименований сведений (объектов) и, возможно, краткие пояснения к ним (как связан с ключевой сущностью).  Например, для  торговой организации это, кроме товара, может быть       

4. Определите,  в какой момент ( при  каком  событии ) какие   характеристики  каждой сущности  должна фиксировать система, чтобы накапливать необходимые для дальнейшего анализа сведения.  

Например

Виды товаров –  новые виды товара появляются при принятии решения о расширении ассортимента и заказе товаров новых видов. Фиксируется наименование вида товара. Некоторые виды товаров со временем могут стать неактуальными, если  принимается решение о сокращении ассортимента или закрытии некоторого отдела. Фиксируется дата, с которой вид товара более не актуален. 

Товары – новые товары появляются при принятии решения о закупке товара, фиксируется название товара,  к какому виду относится,  номенклатурный номер (штрих-код),  производитель, единица товара, ее габариты и  вес., срок гарантии, срок возврата.

Поставщики  -  информация о новом поставщике фиксируется  после предварительных переговоров с поставщиком о сотрудничестве, перед первым заказом у него товаров. Фиксируется наименование поставщика, его банковские реквизиты, адрес(-а), ассортимент, условия поставки, контактная информация, дата начала сотрудничества, рейтинг . Если с поставщиком сотрудничество прекращается, фиксируется дата и причина. Периодически, по мере необходимости,  фиксируются изменения  атрибутов поставщика. 

Поставки –  каждая поставка проходит в три этапа:    
* заказ  товара у поставщика – фиксируется поставщик, номенклатура, количество  и цена товаров, дата и время  поставки, скидки ;
* оплата заказа через банк – фиксируется банк, сумма, номер и дата документа;
* прием товара -  фиксируется фактическое время поступления товара, количество, качество, на какой склад поступил товар.

Торговые точки -   новые торговые точки  появляются при принятии решения о расширении торговой сети. Фиксируется  номер, название и адрес торговой точки, дата начала функционирования торговой точки, количество сотрудников. Cо временем некоторые торговые точки могут стать неактуальными, если  принимается решение о сокращении торговой сети, при этом фиксируется дата закрытия торговой точки. Кроме того, может измениться название, адрес или  количество сотрудников в торговой точке. 

Склады -  новые склады  появляются при принятии решения о расширении складского хозяйства. Фиксируется  номер,  адрес склада, дата начала функционирования. Cо временем некоторые склады могут ликвидироваться, при этом фиксируется дата закрытия склада.  Может измениться  адрес склада.

Распределение – со склада товар  развозится  по торговым точкам. Это происходит в три этапа:

*  составление заявок на товар  -  фиксируется  торговая точка, дата составления заявки,  товар и  заказанное количество.

*  обработка заявок -    по каждой позиции  каждой заявки  фиксируется     дата обработки, количество выделенного товара и номер склада, с которого должен быть отпущен товар.

*    выдача товара со склада -  по каждой позиции  каждой заявки  фиксируется     дата выдачи, количество выданного товара, кто выдал, кто получил, номер накладной.

Продавцы – при поступлении  продавца на работу  фиксируются его анкетные данные и торговая точка, где он будет работать. В течение времени продавец может быть переведен  из  одной  торговой точки  в другую, фиксируется дата перевода и новое место работы. При увольнении продавца фиксируется дата увольнения.

Цены -  на каждый товар устанавливается цена за единицу, фиксируется  товар, цена, дата начала действия цены.  Когда цены меняются,  старые цены помечаются как неактуальные (фиксируется дата окончания действия цены), заносятся новые цены.

Скидки  -  для новой скидки фиксируется   % или сумма скидки,  период действия скидки, условие скидки (одно из:  товар, при покупке которого действует скидка / вид товара, при покупке которого действует скидка / сумма, при превышении которой  действует скидка / иное условие)

Покупатели -   сведения о покупателях фиксируются при получении ими  дисконтных карт. Желающие получить дисконтные карты сообщают о себе некоторые сведения,  фиксируются  эти  сведения, номер карты  и дата выдачи.  

Продажи –  при  продаже товара  фиксируется  наименование товара, количество, дата время, номер чека, торговая точка, продавец и, если есть,  номер дисконтной карты, скидка. 

Возврат -  при возврате товара  фиксируется  наименование товара,  номер чека, дата возврата, причина (брак, не подошел размер и т.д, и т.п), действие (обмен товара / возврат денег)  

Списания -   фиксируется  кто проводит списание (какая торговая точка /склад,) дата списания, товар,  количество, причина списания (одно из: не проданный в торговых точках просроченный товар / не выданный со склада просроченный товар / товар, у которого обнаружили брак до продажи / возвращенный бракованный товар)

5. Определите, кто фиксирует события и факты (сотрудники какого отдела). Это будут прототипы  функций отдела.

В итоге должно получиться например так.

Дирекция

Принимает решение о создании/ликвидации торговых точек, отделов, рабочих мест. Контролирует работу остальных подразделений (утверждает решения, определяет обязанности и т.д.)

Входная информация:

• аналитические и финансовые отчеты (от экономического  отдела )
• рекомендации (от экономического  отдела )

Выходная информация:

• список торговых точек (во все отделы)
• количество рабочих мест и требования к персоналу (в отдел кадров)
• должностные обязанности сотрудников (во все отделы)
• решения по рекомендациям (в экономический  отдел )

Экономический отдел

Анализирует доходы от продаж товаров, состояние рынка, работу аналогичных предприятий и вырабатывает рекомендации

• по расширению/сужению ассортимента,
• по изменению отпускных цен на товары,
• по размеру скидок в т.ч. сезонных

• по привлечению новых поставщиков
• по прекращению сотрудничества с поставщиками

Входная информация:

• сведения о продажах  (от торговых отделов)
• сведения о списании товаров (от торговых отделов и складов)
• сведения о поставках (от отдела поставок)
  
• сведения о состоянии рынка (цены, отчеты, опросы, реклама и т.д. и т.п.)(извне)
• решения по рекомендациям (от дирекции)

Выходная информация:

• аналитические и финансовые отчеты (для дирекции)
• рекомендации (для дирекции)
• список поставщиков (для отдела поставок, склада)
• cписок видов товаров (для отдела поставок)
• отпускные цены (для торговых отделов)
• скидки (для торговых отделов)

Отдел кадров

Оформляет трудовые отношения с сотрудниками в соответствии с законодательством: 

• прием на работу,
• перевод на другую должность,
• увольнение

Входная информация:

• список торговых точек (от дирекции)
• количество рабочих мест и требования к персоналу (от дирекции)
• cписок сотрудников (от отдела кадров)
• сведения о претендентах на работу в организации (извне)
• заявления от сотрудников (из всех отделов)

Выходная информация:

• cписок сотрудников (для всех отделов)